Um dos problemas mais graves registrados dentro das organizações é a grande quantidade de papéis desperdiçados. Segundo pesquisa feita pela IBM, nos Estados Unidos um funcionário que trabalha em escritório utiliza aproximadamente 10 mil folhas de papel por ano. É uma quantidade impressionante, que tem desencadeado uma série de problemas ambientais. Economizar papel é, portanto, uma prática sustentável à qual todos devem aderir.
Embora seja um problema grave, é muito fácil de ser amenizado adotando algumas medidas. É claro que os gastos com papel dificilmente serão zerados, no entanto é possível reduzir drasticamente o desperdício desse material.
Ao tomar medidas mais sustentáveis e conscientes, as empresas conseguem economizar cerca de 40% com papéis. Além disso, as ações colaboram para a redução de custos e do desperdício. Então, confira algumas dicas que podem auxiliar nesse processo!
Conscientizar funcionários
A capacidade de reduzir gastos com papel nas empresas depende muito do equilíbrio entre pessoas e tecnologia. Quando há bom senso e conscientização, a tecnologia age a favor da instituição, que, consequentemente, age a favor dos funcionários.
Dessa forma, é fundamental que a empresa crie um projeto de redução de papel para conscientizar os colaboradores. Afinal, verdade seja dita: as organizações têm custos desnecessários com o consumo de papel.
Os funcionários não se importam com o número de documentos que imprimem. Muitas vezes, chegam a imprimir fotos e documentos pessoais sem pensar duas vezes. Diante disso, é importante criar um projeto, a fim de pensar em metas, resultados transparentes e recompensas.
Assim, os funcionários têm a chance de acompanhar os resultados alcançados e planejar melhorias para atingir os objetivos, mas é preciso ter cuidado. Afinal, não basta apenas colocar um aviso para que eles leiam e aguardar a mágica acontecer.
É preciso fazer campanhas envolventes reunindo todos os colaboradores. Uma boa dica é planejar ações divertidas e oferecer recompensas para os funcionários que seguirem as regras.
Configurar impressoras para economizar papel
Outra dica muito valiosa para economizar papel nas empresas é investir em um método mais rígido, ou seja, configurar os aparelhos de impressão. Algumas configurações que você pode aplicar nos equipamentos são:
- imprimir obrigatoriamente em preto e branco;
- imprimir obrigatoriamente frente e verso.
Além das configurações nas próprias impressoras, existem outras alternativas que podem auxiliar a sua empresa na redução do consumo de papel. Um bom exemplo é uma solução de impressão segura que vai obrigar os funcionários a fazerem a autenticação manual nas máquinas antes de retirar as impressões.
Isso, sem dúvida, evita que os documentos sejam esquecidos ou perdidos na bandeja da impressora. Também é essencial para impedir que documentos sigilosos sejam acessados por mão erradas.
E tem mais: há alguns softwares de bilhetagem de impressão capazes de contabilizar todos os documentos que foram impressos. Além de tudo, criam relatórios com os dados sobre quem, o que e quando foram impressos.
Evitar impressões desnecessárias
Ótima dica é fazer uso da tecnologia para evitar impressões desnecessárias. Para isso, incentive os colaboradores a não imprimirem documentos que serão lidos e descartados logo em seguida.
Um bom exemplo são as pautas de reunião. Muitos gostam de imprimir um relatório e demais documentos para participar de reuniões. Essa é uma prática que desperdiça papel sem necessidade.
Sendo assim, é preciso estimular os funcionários para que utilizem métodos digitais para ler esse tipo de documento, que logo vai ser jogado no lixo. Confira alguns métodos digitais:
- smartphones, notebooks e até tablets são excelentes para ler documentos e diminuir o consumo de papel;
- serviços na nuvem, como Dropbox e Google Drive, para armazenar e compartilhar documentos.
Estimule os seus funcionários e colegas a utilizarem métodos digitais para ler documentos que serão descartados rapidamente.
Controlar tudo o que é impresso na empresa
É imprescindível que todas as impressões e cópias feitas durante o dia de trabalho na empresa sejam controladas. Dessa forma, com a quantidade de papéis gastos devidamente rastreada, vai ser possível estipular uma meta de redução.
Além disso, o controle vai permitir que você saiba quais pessoas e departamentos gastam mais papel, e o motivo desse gasto maior. Ou seja: você identifica se existem desperdícios e onde eles acontecem.
Vale destacar, ainda, que esse tipo de controle já inibe impressões desnecessárias. Os funcionários passam a avaliar melhor o que realmente precisa ser impresso e o que pode permanecer na esfera digital.
Como obter esse controle?
É simples: com um software de bilhetagem de impressão, você consegue implementar o controle necessário para gerar mais economia de papel e também de toners ou cartuchos.
Veja algumas vantagens práticas de utilizar esse software que vão muito além da economia apenas de papel:
- redução dos custos com impressão;
- promoção do uso responsável;
- eliminação do desperdício;
- possibilidade de limitação do volume de impressão por usuário;
- monitoramento dos ativos de impressão;
- transferência dos custos de impressão para o setor que imprime, ajudando no balancete e na definição de verba para as áreas.
Guardar os rascunhos
Crie novas utilidades para os papéis que serão descartados. Antes de descartar os papéis, é importante conferir se há outra maneira de reutilizá-los. Um bom exemplo é transformar impressões descartáveis em blocos de anotações.
Então, se você imprimiu um documento errado, por exemplo, não precisa descartá-lo por esse motivo. Utilize esses rascunhos para a impressão de avisos que serão fixados nas paredes ou portas e, claro, como bloco de notas.
Lembre-se de usar ambos os lados da folha, sempre que for possível, tanto nas tarefas de anotações feitas ao longo do dia de trabalho quanto nas tarefas de impressão.
Por fim, uma dica extra: recicle os papéis que a empresa não utiliza mais. É muito importante que a sua organização seja ecologicamente responsável, pois os clientes tendem a confiar muito mais nos empreendimentos preocupados com o efeito que causam no meio ambiente. Sustentabilidade, principalmente nos dias atuais, é uma vantagem extremamente competitiva no mercado.
O valor de uma marca é definido não apenas por sua liderança no setor em que atua, representatividade e imponência, mas pela maneira como interfere na sociedade com os seus serviços e produtos.
O tema de mudanças climáticas trouxe à tona a discussão a respeito da responsabilidade empresarial sobre os impactos que o meio ambiente vem sofrendo com o crescimento da industrialização. Então, é importante saber que economizar papel nas empresas está intimamente ligado ao meio ambiente. Além de salvar as árvores, a sua empresa ainda se torna mais responsável ecologicamente, conquistando a fidelidade dos clientes.
E aí, o que achou deste texto? Quer aprender mais sobre o assunto? Então, não deixe de conferir também o artigo sobre cuidados para armazenamento de papel!
