Pensar sobre como arquivar documentos pode parecer uma simples tarefa de organização, mas não é disso que se trata em empresas ágeis e digitalizadas. Um dos mais importantes patrimônios de toda organização é o conjunto de dados que ela mantém, que nunca foram tão ricos, detalhados e volumosos.
No entanto, gerir essa fonte de informação não se resume a armazenar documentos de modo seguro e organizado. Esses são fatores importantes, é claro. Entretanto, as companhias também precisam de utilidade e acesso simples, agilizando processos e decisões.
Para que os arquivos estejam disponíveis e aptos a proporcionar o máximo de benefícios, com ganhos mensuráveis para a sua empresa, aplique as práticas listadas a seguir no texto!
1. Classificar os arquivos por categoria
A classificação é um aspecto básico e estrutural do arquivamento digital. Para facilitar o entendimento, imagine um banco de dados. Alguns dos campos de registro são selecionáveis, ou seja, não aceitam a digitação de qualquer palavra e formato.
A razão é simples: ao armazenar palavras padronizadas, o sistema executa pesquisas por classes de dados, algo que seria impossível com registros aleatórios. No caso de arquivo de documentos, por exemplo, você pode precisar armazenar contratos e talvez necessite buscar materiais relativos aos fornecedores e à gestão de compras.
Como o sistema faria essa pesquisa para você sem que houvesse a classificação dos documentos com a categoria “contratos”? É por isso que a classificação é tão importante, pois atua como base de sua estrutura de arquivamento.
2. Nomear arquivos eletrônicos com critério
Outro aspecto capaz de determinar o nível de dificuldade em administrar o arquivo de documentos é o nome. Eles não podem ser determinados de formas diferentes por pessoas diversas.
Se cada um seguir sua própria lógica, é provável que todos só encontrem os documentos arquivados por si mesmos. Trata-se de algo indesejável, portanto determine um padrão lógico, prático e fácil de entender.
Os títulos dos arquivos são o oposto de senhas de acesso, ou seja, devem ser compreensíveis a todos. Nomes como “documento”, “atestado” e “notificação”, por exemplo, são genéricos, sem dar ao menos uma pista sobre o conteúdo.
Por outro lado, “Perícia de acidente de trabalho – Carlos Eduardo Ferreirinha – 29/04/2018”, apesar de longo, diz objetiva e claramente tudo que alguém precisa saber para procurar o arquivo.
3. Evitar a abreviação
Com base nos tópicos anteriores, você provavelmente já deduziu um problema da abreviação. Se, no lugar do nome acima, o usuário preferisse: “Per. A.T. – CEF”, poderia perfeitamente se referir a algum documento do Banco Caixa, impedindo a identificação clara.
Você pode determinar certas abreviações para facilitar o trabalho, desde que elas sejam previamente combinadas e usadas em todas as ocasiões envolvendo criação de arquivos da mesma categoria. O padrão é a alma das boas práticas de arquivamento!
4. Utilizar tecnologia em nuvem
Os documentos não precisam ser apenas acessíveis, mas também compartilháveis. Desse modo, pessoas autorizadas conseguem consultar os arquivos sem depender da localização. Além disso, empresas com várias unidades são capazes de dividir informações em tempo real.
Outro ponto importante é a segurança da informação. Sistemas em nuvem tomam providencias que criam redundâncias de segurança. Os dados nunca estão em um único HD e nem mesmo em um servidor na sede da corporação.
5. Investir em segurança
A segurança não está limitada ao arquivamento em nuvem. Hoje em dia, a pressão governamental é grande e as regulações tendem a ser cada vez mais rígidas para proteger a privacidade individual.
No Brasil, vigora a Lei Geral de Proteção de Dados. A legislação europeia (General Data Protection Regulation), por sua vez, afeta empresas brasileiras caso armazenem dados de cidadãos do Velho Continente. Tudo isso sem falar dos efeitos na reputação da companhia se ela sofrer problemas com vazamento de dados.
Embora nenhuma corporação esteja totalmente protegida, minimizar o risco é de extrema relevância. Por isso, é determinante que a sua organização utilize recursos como o certificado digital que, além da segurança, permite assinaturas virtuais, economizando no custo do papel, da impressão e do espaço.
Backups periódicos figuram como outra exigência inegociável. É verdade que isso vale para qualquer servidor ou mesmo um computador pessoal, mas não podemos deixar de reforçar a importância de todos ouvirem o alerta dos profissionais de TI.
6. Adotar um sistema confiável e funcional
Não combina adotar todas essas práticas e cogitar o uso de arquivamento manual. O investimento em um bom sistema proporciona ganhos superiores, ou seja, mais economia do que os recursos despendidos para implantação. Para isso, uma solução de gestão eletrônica de documentos deve oferecer os itens a seguir.
Segurança
Além dos aspectos supracitados, o sistema precisa permitir uma configuração de permissões criteriosa. Assim, as pessoas envolvidas na gestão de documentos têm acesso exatamente a suas necessidades, mas outros arquivos ficam protegidos.
Acesso amigável
No entanto, medidas de segurança não devem limitar o acesso em facilidades. Agilidade e simplicidade de consulta têm de figurar entre os pontos altos do sistema.
Economia e produtividade
Facilidades, automatizações e checagens de segurança são fatores que geram economia e produtividade não apenas da mão de obra, mas de espaço e tempo. Esse ganho é um dos mais fáceis de mensurar e costuma ser suficiente para cobrir o investimento.
Execução das boas práticas
Trata-se da maior vantagem de um sistema. Os processos de levantamento de requisitos e de arquitetura são, por convenção, baseados nas melhores práticas adotadas no mercado. Por isso, suas funções checam os dados conforme lançamento e, em muitos casos, é possível bloquear atitudes nocivas à boa gestão de documentos.
Outro aspecto relevante é que as equipes de usuários são facilmente convencidas de que precisam adotar determinado procedimento quando recebem informações de que o sistema exige que seja assim. Aliás, a capacitação dos usuários é crucial para garantir excelência.
Em resumo, as melhores medidas sobre como arquivar documentos se referem basicamente a procedimentos de classificação, segurança, acesso e agilidade. Entretanto, o ideal é que você efetue levantamentos específicos, verificando o impacto do arquivamento digital na sua empresa.
E então, o texto foi útil? Nossa equipe está pronta e capacitada para ajudá-lo com relação ao tema. Aproveite e entre em contato conosco!
